van NGK ‘De Levensbron’ te Rouveen
De kerkelijke gemeente van NGK ‘De Levensbron’ behoort tot
het kerkverband van de Nederlandse Gereformeerde Kerken.
Versie: 1.2
Datum: 7-12-2021
I. ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Voor de Nederlandse Gereformeerde Kerken en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Nederlandse Gereformeerde Kerken en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Nederlandse Gereformeerde Kerken, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
Over de Nederlandse Gereformeerde Kerken en haar gemeenten
De organisatie van de Nederlandse Gereformeerde Kerken in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
De Nederlandse Gereformeerde Kerken bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van artikel C49.3 KO tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen1 heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij2 :
(Vul als gemeente in wie bij u de coördinatie van privacy-zaken in handen heeft)
☐ Een coördinator gegevensbescherming
X De kerkenraad, p/a scriba@levensbronrouveen.nl
☐ anders:
|
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:
Coördinator op te vragen bij scriba@levensbronrouveen.nl
|
1 Overweging 78 bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2 Een gemeente of diaconie van de Nederlandse Gereformeerde Kerken verwerkt niet op grootschalige schaal persoonsgegevens en is derhalve niet verplicht tot het aanstellen van een functionaris persoonsgegevens. Een nadere onderbouwing van dit standpunt is op te vragen bij Steunpunt Kerkenwerk van de Nederlandse Gereformeerde Kerken.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
- Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
- Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
- Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
- Het recht op beperking van de verwerking.
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
- Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld.
Voor uitschrijving als lid van de kerk dient u een uitdrukkelijk verzoek te richten aan de plaatselijke kerkenraad. De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk3
3Artikel 23 lid 1, aanhef en onder i Algemene Verordening Gegevensbescherming.
II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
Gezien de werking van de Nederlandse Gereformeerde Kerken vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene Organisatie
|
Situatie
|
welke gegevens zijn erbij betrokken
|
grondslag
|
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.
|
(Vul als gemeente in welke gegevens u deelt in het kader van de verkiezingen van ambtsdragers)
X naam en voornamen c.q. voorletters;
X adres en woonplaats
X geslacht;
☐ anders:
|
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en;
het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
|
Ledenadministratie
|
Situatie
|
welke gegevens zijn erbij betrokken
|
grondslag
|
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.
|
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd (op de ‘gezinskaart’):
- naam en voornamen c.q. voorletters;
- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
- geboortedatum en -plaats;
- geslacht;
- burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
- telefoonnummer;
- e-mail adres.
alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
- doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
- belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
- kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
- datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
- gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
- datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
- datum van overlijden,
- datum van vertrek naar het buitenland,
- datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap, ,
- datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
- datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
- datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk;
- de aard van de verbondenheid met de gemeente (dooplid, belijdend lid, gastlid, etc.),
onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.
|
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of;
ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
|
De kerk maakt gebruik van een talentenbank
- beheerd door de diaconie
- contactpersoon: te bereiken via de scriba van de diaconie
|
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
- naam en voornamen c.q. voorletters;
- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
- geslacht
- wijknummer
- beroep
- telefoonnummer
- aangegeven interesse of expertise en/of vakbekwaamheid
|
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en;
het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
|
Wel |
Niet |
situatie |
welke gegevens zijn erbij betrokken |
grondslag |
X
|
☐
|
Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
– Kerkblad ‘Oost West’
– Attentiemails t.b.v. kerkelijke activiteiten (van kerkenraad, commissie’s of werkgroepen)
– Facebook Jeugdcommissie
– Scipio kerkapp
|
De nieuwsbrieven worden:
☐ wekelijks verstuurd
☐ maandelijks verstuurd
X anders: -kerkblad ‘Oost West’ 2 keer per maand -attentiemails en facebook-berichten t.a.v. kerkelijke activiteiten op afroep (incidenteel)
|
X naam en voornamen c.q. voorletters;
X e-mailadres
☐ anders:
|
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
haar gerechtvaardigd belang,
en;
de uitvoering van de overeenkomst.
|
X
|
☐
|
Er worden in het kerkblad ‘Oost West’ gegevens van zieke personen vermeld.
|
X naam en voornamen c.q. voorletters;
X adres
☐ e-mailadres
☐ anders
|
Zonder tegenbericht van de betrokkene(n) worden gegevens rondom ziekte in het kerkblad geplaatst. Als men bezwaar heeft tegen plaatsing dient men dit (bij voorkeur schriftelijk of per email) kenbaar te maken bij de wijkouderling of de predikant.
|
X
|
☐
|
Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen.
– Jaarboekje met contactgegevens
|
De gemeentegids is:
☐ publiek toegankelijk
X alleen voor de leden toegankelijk
☐ anders:
|
X naam en voornamen c.q. voorletters;
X straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
X geboortedatum en -plaats;
X geslacht;
X e-mailadres
X telefoonnummer
☐ anders:
|
Zonder tegenbericht van de betrokkene(n) worden gegevens in het jaarboekje geplaatst. Als men bezwaar heeft tegen plaatsing dient men dit (bij voorkeur schriftelijk of per email) kenbaar te maken bij de commissie jaarboekje.
|
X
|
☐
|
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.
|
De kerkdienst:
X is publiekelijk te volgen via internet of kerkradio
☐ is alleen voor abonnees te volgen via internet of kerkradio
☐ is alleen in de kerk te volgen.
|
De gemeente noemt:
☐ alleen de voornaam
X de naam en voornamen
X gegevens rondom ziekte en gezondheid
X adres
☐ anders:
|
De gemeente verzamelt en deelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Gegevens rondom ziekte en gezondheid in overleg met ouderling of predikant met betreffende persoon/gezin/familie.
|
X
|
☐
|
Er worden opnames van (kerk)diensten gepubliceerd
|
X met beeld
☐ zonder beeld
☐ de kerkdiensten staan voor een beperkte periode online, namelijk:
☐ de kerkdiensten zijn enkel via een ledenpagina te bereiken
☐ in de opnames worden geen namen genoemd (bijvoorbeeld door de geluidsband op dat moment te stoppen of voordat de opname aangaat aan de gemeente mee te delen voor wie er gebeden zal worden)
☐ in de opnames worden enkel de voornamen genoemd
☐ bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie
☐ anders:
|
Sinds het uitbreken van de corona crisis worden de uitzendingen ook online uitgezonden. Het is mogelijk dat bezoekers van de kerkdienst in beeld komen.
Via de website is de (kerk)dienst online te volgen dan wel terug te kijken/luisteren. Op de opnames zijn gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst te horen.
|
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
|
X
|
☐
|
De Levensbron gebruikt alleen technisch en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daaarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
|
X ip-adres
X surfgedrag
X type apparaat
☐ anders:
|
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.
|
☐
|
X
|
Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk.
|
☐ foto
☐ onderschrift met naam
☐ onderschrift met kerkelijk ambt
|
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
|
X
|
☐
|
Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk.
|
X op een openbare pagina
☐ op een ledenpagina
|
X foto
☐ onderschrift met naam
☐ anders
|
De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente.
Zonder tegenbericht van de betrokkene(n) worden deze geplaatst. Als men bezwaar heeft tegen plaatsing dient men dit (bij voorkeur schriftelijk of per email) kenbaar te maken bij beheerder van de website: webmaster@levensbronrouveen.nl
|
X
|
☐
|
Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk.
|
X op een openbare pagina
☐ op een ledenpagina
|
X e-mailadres
☐ adres
X naam
X kerkelijk ambt
☐ anders:
|
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
|
X
|
☐
|
Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging
|
X naam en voornamen c.q. voorletters;
X straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
☐ geboortedatum en -plaats;
☐ geslacht;
☐ e-mailadres
☐ telefoonnummer
☐ anders:
|
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
|
I. BEWAARTERMIJNEN
Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving/overlijden komen de gegevens in het kerkelijk archief.
II. DOORGIFTE AAN DERDEN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
● Administratiekantoren
● Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
● Internetdiensten (zoals cloud-opslag)
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
(Vul als gemeente in welke maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens u heeft genomen)
wel
|
niet
|
maatregel
|
X
|
☐
|
De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen, op te vragen bij scriba@levensbronrouveen.nl
|
X
|
☐
|
De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement)
|
X jaarlijks
☐ anders:
|
☐
|
X
|
Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste
|
☐ eenmalig (datum: )
☐ jaarlijks
☐ bij intreding in de positie/functie/het ambt
☐ anders:
|
X
|
☐
|
De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door
|
☐ eenmalige toezending (datum: )
☐ jaarlijkse toezending
X de website (inclusief eventueel intranet of app)
X anders: attendering op privacy-beleid via jaarboekje (jaarlijks)
|
X
|
☐
|
De bezoekers van de gemeente worden geattendeerd over het privacybeleid van de gemeente, door
|
☐ fysieke uitgave in de gebouwen
X de website
☐ anders:
|
X
|
☐
|
Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
|
X
|
☐
|
Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de talentenbank van de kerk dat deze:
|
☐ maandelijks worden gewijzigd
☐ elk half jaar worden gewijzigd
☐ jaarlijks worden gewijzigd
X anders: doorlopend beschikbaar tijdens ambtsperiode diaken
|
X
|
☐
|
De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.
|
☐
|
☐
|
Anders:
|
|
☐
|
☐
|
Anders:
|
|